Reunião de captação de recursos 5 passos

Boa parte das estratégias de captação de recursos, como você bem sabe, passam por uma reunião.

Um encontro, presencial ou a distância, que costuma ter entre 30 e 60 minutos. 

De um lado, você, representando sua organização. De outro, um potencial doador (seja indivíduo, empresa ou governo).

Imagino que sua grande expectativa numa reunião dessas seja conseguir recursos financeiros, certo? 

Por mais que conquistar doações de outros tipos (comida, roupas ou equipamentos) já seja uma super conquista, dinheiro para pagar as contas é, quase sempre, o maior cenário de sucesso.

Para te ajudar a chegar lá – após realizar centenas de reuniões como essas – trago para você 5 etapas para fazer uma boa reunião de captação de recursos!

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Etapa 1: O início

Uma reunião de captação de recursos normalmente começa com uma conversa um pouco despretensiosa, sobre vários assuntos.

Se a reunião for online, é possivelmente o momento de esperar para que todos entrem na plataforma.

Se for presencial, é usual que seja a hora de pegar café, água e falar de temas mais gerais.

Em qualquer cenário, é um momento de quebra de gelo e estabelecimento de laços iniciais.

Prepare a reunião

Aproveite esses minutos iniciais para arrumar sua estrutura de reunião. Se tiver levado computador, ligue-o na tomada e abra a apresentação.

Vai dar algo para as pessoas? Já pegue e coloque ao seu lado na mesa.

Se empolgue – mas não muito

Tenha sensibilidade para entender a extensão desta primeira etapa.

Se a reunião for com um indivíduo aposentado que deseja conversar, o momento inicial pode se alongar.

Se for com um representante de empresa, com agenda cheia, pode ser um início curto. Nenhum dos casos é um problema. Respeite o tempo e a velocidade da pessoa.

Etapa 2: O primeiro lado fala

Depois de um início com a quebra de gelo, vem a hora de um dos lados da mesa se colocar.

Pode ser você, falando sobre a sua ONG. Pode ser o potencial doador, falando dele ou da empresa.

O mais normal é o primeiro caso: o potencial doador fala algo como “Mas e ai, me fala um pouco mais de vocês” – e você começa a apresentar o trabalho da ONG.

Seja breve

Não faça deste momento um monólogo interminável. Já participei de reuniões em que a organização ficava 20 minutos seguidos girando uma apresentação de 50 slides. Confie em mim: isso não é legal e não atrai o potencial doador.

Faça uma apresentação sucinta. Dependendo do perfil da pessoa você pode se alongar um pouco mais, mas nunca demais. A mensagem precisa ser breve.

Seja uma pessoa clara

Evite siglas e jargões. Quem está do outro lado da mesa provavelmente não conhece muito bem a sua causa, então procure um linguajar claro.

Palavras como “culminância”, por exemplo, muito utilizadas por projetos de educação, não são claras para a enorme maioria das pessoas.

Siglas, tais como “IDEB” (Índice de Desenvolvimento da Educação Básica) devem ser explicadas, pois a pessoa também pode desconhecer.

Planeje a apresentação considerando que a pessoa do outro lado da mesa não tem familiaridade com a causa.

Misture razão e emoção

O seu momento de falar é a hora de mostrar o que te move. A paixão que te fez escolher esta organização. Como a causa te toca em um nível mais profundo. 

Transmitir isso na fala é fundamental. Você pode – e deve – usar fotos e vídeos curtos (NO MÁXIMO 2 MINUTOS) para dar ainda mais significado a esse momento! 

Mas não perca de vista a importância dos números. Este é um erro que MUITAS organizações cometem. 

Os números e as informações estruturadas são fundamentais para mostrar de forma tangível o impacto que você gera. Um lado técnico.

Por isso, coloque o coração na língua durante a sua fala, mas estruture-a com números e dados para dar consistência.

Atenção às perguntas!

Enquanto você está falando é muito difícil saber o que a outra pessoa está achando. Com certeza há pontos de maior interesse e outros de menor interesse. Mas a pessoa dificilmente vai expor isso de forma clara.

Então, como saber a reação dela?

A melhor forma é ficar atento às perguntas. Elas são a expressão de algo que chamou a atenção. Tente entender a dor que está por trás do questionamento.

Se você, por exemplo, falar sobre seu projeto e o potencial doador perguntar “Vocês pensam em fazer obra na sede?”, o que ele quis dizer com isso?

Provavelmente, é um sinal de interesse em contribuir com uma eventual obra. Se isso te interessar e você expressar concordância, pode estar começando a construir um consenso.

Um sinal sutil de aprovação – mas muito significativo – é quando o potencial doador pergunta sobre você. “Como você decidiu trabalhar com isso?”, por exemplo, normalmente mostra que algo está agradando.

Não parta para o confronto

Durante as perguntas do potencial doador pode ser que surjam alguns questionamentos indelicados. 

A pessoa pode, por exemplo, questionar um aspecto da sua organização: “Achei o custo por beneficiário muito alto!”.

Evite responder a isso com confronto ou contrariedade. Você NÃO PRECISA aceitar qualquer proposta de doação nem ouvir desaforo calado, mas confrontar normalmente não é a melhor saída.

Ao invés de responder “O custo por beneficiário está ótimo, disso eu entendo!”, você pode delicadamente mostrar como o custo já foi bem maior no passado, por exemplo.

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Etapa 3: O segundo lado fala

Depois que você termina de falar sobre o seu trabalho e esclarece dúvidas, é a hora do outro lado falar um pouco sobre si.

Se for uma empresa, é comum que comecem a falar sobre a política de responsabilidade social da corporação.

Se for uma pessoa física, talvez ela ache interessante expor suas causas preferidas, o histórico com doações ou até algum caso na sua família.

Não interrompa

Não importa o que aconteça, jamais interrompa a fala da pessoa. Além disso ser comumente entendido como rude, você pode interromper um raciocínio que levaria a uma informação importante.

Tenha uma escuta atenta

A fala da pessoa é um momento sem igual para você detectar possibilidades futuras. Por isso, fique muito atento ao que é dito, para já começar a elaborar possibilidades de ação para depois da reunião.

Formule perguntas

Durante a fala do potencial doador, anote perguntas que você gostaria de fazer. A fala dele deve deixar algumas dúvidas. Busque esclarecer para que suas propostas sejam ainda mais certeiras.

Etapa 4: Busca de consenso

Este é o clímax da reunião. O momento mais esperado.

Você falou sobre a organização, a pessoa falou sobre o lado dela.

E agora? É a hora de buscar um consenso. É a hora de combinar como será uma futura parceria.

Mas como?

Faça o pedido certo

É praticamente inevitável que esta etapa gire em torno do seu pedido para o potencial doador. É isso mesmo: PEDIR.

Pedir é um certo tabu na captação de recursos. Pela nossa cultura, pedir dá vergonha, expõe a pessoa. Pode ser visto como “feio”.

Mas não tem como escapar: você vai precisar pedir.

Se você não pedir, o doador jamais saberá o que você realmente quer – e a reunião pode se encaminhar para um lado que não contemple sua expectativa.

Mas como pedir? Um “bom” pedido tem duas características:

1. Pedido bom é aquele através do qual você pede o que você quer – e não o que você acha que o outro quer ouvir.

Quer um exemplo? Você precisa URGENTEMENTE de dinheiro para pagar salários na ONG, mas na hora de pedir fica com vergonha e pergunta se a empresa pode contribuir com alimentos para sua campanha.

Sair de lá com alimentos é ruim? Com certeza não. Mas também não é o que você precisa. Por isso, peça o que você realmente quer. O resto é consequência.

2. Pedido bom é aquele que você não sabota

Sabe aquele pedido: “Vocês não poderiam doar para nossa ONG não, né?”?

Repare que ele já nasce com três “nãos”. Ele já condiciona o potencial doador a negá-lo – você mesmo não está mostrando confiança.

Outra tática de sabotagem do pedido é a justificá-lo: “O que você acha de doar R$ 50 mil para minha ONG? Se não der, ok. Tá pesado né? Entendo bem”.

Cuidado para não cair nestas técnicas de sabotagem. Faço o pedido certo. Pedido certo é aquele que comunica o que você REALMENTE quer e que não nasce sabotado.

Peça, mas também dê

Uma reunião de captação de recursos é, certamente, um momento em que você quer algo. Mas deve ser também um momento para que você dê alguma coisa.

Sua organização certamente tem elementos muito valiosos. Conhecimento do território, proximidade com os atendidos, um propósito incrível… como esses elementos podem gerar valor para o doador?

Quer um exemplo? Uma empresa quer muito melhorar o programa de treinamento dos funcionários. Que tal fazer um programa de voluntariado sob medida para essa necessidade dela?

Outro exemplo: um potencial doador quase faleceu vítima de uma grave doença. Ele quer dar a outras pessoas a possibilidade de tratamento que ele teve. Doar para sua ONG é um caminho para concretizar esse desejo. Nesse caso, você estará gerando um grande valor para ele!

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Etapa 5: Próximos passos

É frequente que organizações se frustrem com o pós-reunião de captação de recursos. Perdi a conta de quantas vezes ouvi “Foi uma reunião tão boa… mas depois a empresa sumiu”.  Reconheceu a frase?

Muitas vezes isso é consequência de uma etapa 5, o “próximos passos”, ruim ou inexistente.

Sem encaminhamentos claros no final da reunião, é normal que a empolgação baixe e você despenque na lista de prioridades do potencial doador!

Como evitar isso?

Divida os próximos passos em tarefas simples e tangíveis

O Rio de Janeiro, onde eu nasci, é uma cidade famosa por um “próximos passos” nada claro. Depois de uma boa conversa é normal que a última frase seja: “Vamos se falando, então”. Isso é, resumidamente, uma ponte para lugar nenhum.

Cuidado para que a etapa final da sua reunião de captação de recursos não siga este padrão. O “Vamos se falando” ou “Vamos manter contato” é uma ótima forma de matar a relação com o potencial doador ali mesmo. Não há nenhum encaminhamento claro e o próximo passo é… nada.

Para evitar a morte da relação, crie próximos passos tangíveis. O mais comum e efetivo é o envio de uma proposta formal para o potencial doador, em prazo curto.

Se a reunião não tiver sido tão boa, pelo menos envie para ele uma apresentação da sua organização.

De toda forma, é fundamental que o próximo passo seja tangível e tenha tarefas que você possa realizar.

Estabeleça prazos

Outro aspecto fundamental de um “próximos passos” efetivo são os prazos. Deixe claro até quando você deve enviar a proposta e, principalmente, qual prazo de resposta do potencial doador.

Esse segundo prazo, a resposta do potencial doador, é MUITO importante. É fundamental que você saiba quando pode voltar a cutucá-lo para ter uma resposta sobre sua proposta. E isso só ficará claro com um prazo, uma data limite para resposta

E ai, essas dicas te ajudaram? Seguindo estas cinco etapas você terá muito mais chances de sucesso em uma reunião de captação de recursos!

Boa sorte!!

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