Como fazer orçamento em 4 passos

Quanto sua ONG precisará gastar para funcionar até dezembro deste ano?

Se você não tem esta resposta na ponta da língua, saiba que este desconhecimento pode ser uma grande barreira para sua captação de recursos!

Elaborar um orçamento é o primeiro passo para uma captação de recursos bem sucedida e sustentável. 

Sem saber quanto sua ONG custa, você não tem como saber quanto precisa captar e, por consequência, não tem como planejar sua captação de recursos. Sem um planejamento, como sempre dizemos por aqui, seus resultados tendem a ser pontuais e insuficientes.

Este texto vai te ajudar, de forma prática e simples, a elaborar este orçamento.

Ideal para você que nunca fez um orçamento ou que quer aprimorar o seu para turbinar os resultados da captação.

Vamos lá?

planilha planejamento recursos

Antes de continuar: o que, exatamente, é um orçamento?

Resumidamente, um orçamento é um documento com a previsão de quanto sua organização deve gastar para funcionar durante determinado período.

Embora a periodicidade possa variar, o mais comum é o orçamento anual, ou seja, com previsão de gastos entre janeiro e dezembro.

Para descobrir seu orçamento você deve somar TODOS os gastos do período escolhido. Desde o aluguel da sede até o cafezinho que você faz durante as reuniões com voluntários. Tudo que gera gasto financeiro deve ser contado.

Se você nunca fez um orçamento, isso pode parecer uma missão difícil. São muitos custos, não é? Como juntar tudo em um só documento?

Para facilitar esse processo, definimos 4 passos para você elaborar um orçamento de forma simples!

Passo 1: Defina o período do orçamento

Um orçamento, como já dissemos, pode ter qualquer periodicidade. Pode ser mensal, trimestral, semestral e por aí vai.

Como o orçamento anual é o mais comum – e também o mais útil para você – vamos nos concentrar nele. Recomendo que opte por essa periodicidade.

Um orçamento anual, como o nome sugere, compreende o período de um ano, indo de janeiro a dezembro. Ele é dividido em 12 meses e o valor total do orçamento é a soma de cada um dos meses.

Quando devo fazer o orçamento anual?

Como o orçamento é um planejamento, ou seja, algo que precisa ser feito ANTES do período previsto, recomendo que você o elabore antes do ano começar, preferencialmente em outubro.

Talvez você esteja lendo isso aqui em outra época do ano – e queira iniciar esta prática imediatamente, para o ano que já está passando.

Não tem problema. Você pode elaborar agora mesmo um orçamento para o ano que já está transcorrendo. Faça este orçamento até dezembro e, em outubro, conforme recomendamos, elabore o do ano seguinte.

Passo 2: Elabore o orçamento operacional

Para a maioria das ONGs, esta parte, o orçamento operacional, não é tão complexa – por contar com custos menos variados.

Mas o que são, exatamente, custos operacionais? São todos os gastos necessários para o funcionamento da sua ONG que não dependem da realização de projetos. Em outras palavras, são os custos que, se os projetos forem fechados, seguirão existindo.

Quer um exemplo? Contador. Este é um custo que existirá independentemente do número de projetos que você esteja executando.

Abaixo mais alguns casos de custos operacionais, para você se familiarizar com o termo:

– Salário do diretor da ONG

– Aluguel da sede

– Manutenção da sede

– Auditoria

– Custo da gráfica para imprimir material de reunião

Os custos operacionais, via de regra, podem ser de oito tipos:

1- Salários

2 – Prestadores de serviço

3 -Benefícios

4 – Despesas administrativas e de infraestrutura

5 – Impostos e taxas

6 – Despesas com viagens

7 – Comunicação

8 – Outros

1. Liste os custos operacionais

Agora que você já sabe o que são custos operacionais e quais seus tipos, peço para que faça uma lista deles.

Liste-os em uma tabela simples, na ordem dos itens acima. A lista pode ser feita em um arquivo de excel, de word ou mesmo em um caderno.

O importante, independentemente da ferramenta, é que você vá listando os custos na ordem dos itens que apresentei acima. Vai evitar que você se perca durante o detalhamento.

O resultado deve ser algo parecido com isso aqui:

2. Lance a previsão de cada custo operacional

Depois de listar os custos, você deve prever quanto pensa em gastar com cada um deles, mês a mês. Para isso, coloque uma coluna para cada mês na tabela acima e insira o gasto previsto.

O resultado ficará próximo a isso:

3. Totalize os gastos

Se você seguiu os dois últimos passos, descobrir o quanto você gastará com custos operacionais no próximo ano é simples!

Primeiro, crie uma linha adicional lá embaixo, com o nome “Total”, e some todos os valores daquela coluna específica. O resultado do somatório é o quanto você pretende gastar naquele mês específico. Janeiro, por exemplo, ficaria assim:

Ou seja, em janeiro do próximo ano seu gasto deve ser de R$ 12.562

Repita com os outros meses o mesmo processo que fez para janeiro. 

Vencidas essas etapas, você só precisa somar o resultado dos meses para saber o total dos seus custos operacionais.

Sua tabela ficaria parecida com isso:

Isso quer dizer que já sabemos quanto esta ONG gastará em custos operacionais no próximo ano: R$ 150.744.

Feito isso, vamos para o próximo passo: descobrir quanto custam os projetos!

banner consultoria

Passo 3: Elabore o orçamento de projetos

O que são, exatamente, custos de projetos? São todos os gastos necessários para que os projetos de sua ONG aconteçam, na prática. Em outras palavras, gastos que deixarão de existir caso você cancele algum projeto.

Quer um exemplo? O professor de uma oficina. O custo deste profissional só existe se as aulas estiverem ocorrendo.

Se, por uma decisão estratégica, vocês decidem cancelar as oficinas, o que acontece com este profissional? Ele deixa a organização e o custo dele deixa de existir.

Abaixo mais alguns casos de custos de projetos, para você se familiarizar com o termo:

– Material de oficina

– Alimentação dos beneficiários

– Passagem para os professores

– Custo da manutenção do espaço do projeto

Os custos de projetos, via de regra, podem ser de oito tipos:

1- Salários

2 – Prestadores de serviço

3 -Benefícios

4 – Despesas de infraestrutura/material

5 – Impostos e taxas

6 – Transporte e alimentação

7 – Comunicação

 8 – Outros

1. Liste os custos de projetos

Depois de constatar o que são custos de projetos, é hora de listá-los.

Assim como no caso dos custos operacionais, liste-os em uma tabela simples, na ordem dos itens acima. A lista pode ser feita em um arquivo de excel, de word ou mesmo em um caderno. O importante, independentemente da ferramenta, é que você vá listando os custos na ordem dos itens que apresentei acima. Vai evitar que você se perca durante o detalhamento.

O resultado deve ser algo parecido com isso aqui:

2. Lance a previsão de cada custo operacional

Depois de listar os custos de um projeto, você deve prever quanto pensa em gastar com cada um deles, mês a mês. Para isso, coloque uma coluna para cada mês na tabela acima e insira o gasto previsto.

O resultado ficará próximo a isso:

Ou seja, em janeiro do próximo ano o gasto deste projeto que você listou deve ser de R$ 8.640.

Depois, crie uma coluna adicional para cada mês, e vá repetindo o mesmo processo que fez para janeiro. O resultado será assim:

Vencidas essas etapas, você só precisa somar o resultado dos meses para saber o total dos seus custos operacionais.

Sua tabela ficaria parecida com isso:

Isso quer dizer que já sabemos quanto este projeto custará no próximo ano: R$ 103.680.

Mas ai você pode me perguntar: e se eu tiver vários projetos na minha ONG?

A maioria da ONGs têm mesmo mais de um projeto. Podem ser várias oficinas, cursos gratuitos com distribuição de cestas básicas nos fins de semana ou mesmo aulas de esporte complementadas por reforço escolar e um programa de bolsas de estudo.

Se a sua organização tem esse perfil, não há nenhum problema: faça um orçamento para cada projeto, separadamente. O processo é o mesmo que você viu aqui acima.

ferramentas gratuitas para organizações sociais

Passo 4: O orçamento consolidado

Ufa! Foi um longo caminho até aqui, não? Pode ser trabalhoso calcular todos os custos operacionais da ONG e depois os gastos de cada projeto. Mas pode ter certeza que é necessário para uma captação de recursos bem sucedida.

O quarto e último passo para chegar no seu orçamento final é o mais simples de todos: somar cada um dos orçamentos que você fez e descobrir qual o custo real da sua ONG para funcionar no próximo ano.

A nossa ONG fictícia tem um custo operacional de R$ 150.744 e seu projeto tem o custo de R$ 103.680.

Como essa suposta ONG não tem um segundo projeto, isso quer dizer que já podemos saber seu custo anual: R$ 254.424.

Este é o valor que a ONG precisa para funcionar plenamente ano que vem. É, portanto, o quanto ela precisa captar.

3 dicas da Norte para o orçamento da sua ONG

Agora que terminamos de elaborar o orçamento anual da sua ONG, queria te dar 3 dicas que podem ajudar muito!

Dica 1: Siga – e cumpra – o orçamento

Depois que seu orçamento estiver concluído ele não deve jamais virar uma peça de decoração. O orçamento deve servir de base para a boa gestão financeira da sua ONG.

Anote TODOS os gastos financeiros da sua organização e, ao final do mês, compare este gasto com o que estava previsto no seu orçamento.

Se a sua ideia, por exemplo, era gastar R$ 1.000 em janeiro com lanche dos alunos e você gastou R$ 1.500, porque houve uma discrepância tão alta? Você orçou erradamente ou o gasto saiu do controle?

É importante sempre acompanhar seu orçamento, comparando-o com o que é efetivamente executado, para saber quais correções de rumo são necessárias.

Com isso você garante não só que seus gastos estarão no controle quanto, principalmente, que você saberá quanto precisa captar para executar bem suas atividades!

Dica 2: Faça um orçamento realista, não otimista nem pessimista

Imagino que alguma das duas frases já tenha passado pela sua cabeça:

“Ano que vem vai ser incrível! As empresas com certeza vão querer doar! Vamos fazer o orçamento dos sonhos!”

Ou

“Está tudo muito difícil. Captar é complicado. Vamos fazer o orçamento mais baixo possível, só para garantir o mínimo”

Qual das duas frases está mais certa? Na minha opinião, nenhuma.

Seu orçamento deve refletir a REALIDADE do que é necessário para sua ONG funcionar. Um orçamento otimista pode te frustrar quando o mundo real bater na porta e os recursos não chegarem.

Um pessimista pode te deixar de mãos atadas, pois você estará pedindo um valor menor do que realmente precisa.

Por isso, te aconselho a buscar o equilíbrio entre estes dois lados. Crie um orçamento-base com tudo que você precisa para funcionar bem, considerando o tamanho que já tem. Busque ser realista. Prever valores dentro da realidade.

Se você quiser traçar em paralelo outros cenários, vá em frente! Nesse caso, vou te dar uma dica: faça o seu orçamento-base, o realista, e em paralelo deixe guardados outros dois. Um, pessimista, com o mínimo que você precisa. Outro, otimista, com tudo a pleno vapor. Deixe-os guardados na gaveta.

Concentre-se no realista.

Dica 3: Não confunda orçamento pessoal com orçamento do projeto

Talvez você já tenha vivido essa situação: foi comprar algo para o seu projeto e, na hora, viu que não tinha nenhum dinheiro dele. O que você fez? Pegou a sua carteira e comprou com o seu dinheiro mesmo.

Esta é uma prática que precisa ser evitada. Caso você use o dinheiro pessoal para gasto do projeto e vice-versa, deve rapidamente desfazer essa confusão.

A única forma de você saber se está cumprindo o orçamento do seu projeto é não misturando as contas dele com as suas. Se você comprar uma coisa aqui e outra ali para a ONG, sem anotar, no fim não saberá quanto ela custa – nem quanto precisa captar.

E ai, curtiu os passos e a dica?

Um orçamento é fundamental para o bom funcionamento da sua organização!

Comece já com essa prática. Com o tempo você vai ficar craque 🙂

planilha planejamento recursos
0 respostas

Deixe uma resposta

Quer se juntar a discussão?
Sinta-se livre para contribuir!

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *