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Você gostaria que sua ONG fosse transparente?

A sua ONG é REALMENTE transparente?

Pela minha experiência, você deve ter respondido “sim” e “não sei”. Acertei?

Transparência é um desejo de praticamente qualquer ONG. Além de mostrar o compromisso da organização com a sociedade, ainda é uma forma de fidelizar atuais doadores e atrair novos.

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Se ser transparente é uma prática tão boa, porque tão poucas ONGs são transparentes?

Acredito que muitas – e talvez você se enquadre nisso – não sabem muito bem o que é ser transparente. Podem ter ouvido uma vez ou outra sobre o conceito, mas sem grande clareza.

 Outras até sabem, mas têm tantas outras coisas para resolver (se identificou?) que acabam deixando a transparência para depois.

Por isso, vou te apresentar um método simples, de quatro passos, para que sua ONG seja transparente.

Pegue papel, caneta e vamos lá!

Antes de começar: o que é transparência para ONGs?

Imagine dois restaurantes. Um tem cozinha escondida e proíbe visitação de clientes. Outro não só incentiva a visitação como mantém a cozinha à vista do público. Em qual você confiaria mais?

Acredito que no segundo, certo? Você confiaria mais no mais transparente.

Transparência é agir com clareza, deixando as ações claras para todas as pessoas.

ONGs transparentes são aquelas que permitem que qualquer pessoa, em qualquer momento, possa saber o que acontece em seu interior.

Nas ONGs isso é um pouco mais complexo que no exemplo do restaurante. Paredes de vidro e visitação do público, infelizmente, não resolvem.

Mas a boa notícia é que poucos passos podem fazer com que sua ONG seja considerada transparente!

4 passos para ter uma ONG transparente

Dividimos estes poucos passos em quatro, que você pode começar agora!

Passo 1: crie um site

O primeiro e mais importante passo no caminho da transparência deve ser criar um site para sua ONG. Ele é a ferramenta que pessoas comuns utilizarão para acessar seus dados.

Pode ser que você tenha lido isso aqui e pensado “Eu já tenho perfis em redes sociais. Será que não basta?”

Não. Só um site te permitirá postar documentos, como um balanço financeiro, um estatuto social ou uma ata.

Um perfil no Facebook com fotos e textos curtos é, sem dúvida, uma bela ferramenta. Mas limitada quando falamos de transparência efetiva – pois só permite tipos específicos de postagens.

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Mas como posso criar um site?

Sei que montar um site não é a coisa mais fácil. Exige alguém que saiba lidar com tecnologia, um mundo desconhecido para boa parte dos gestores de ONGs. E, para ser sincero, estou com você nessa! Não entendo muito desse mundo.

Uma dica é que você procure plataformas em que possa montar sites sem grande gasto nem trabalho. O Wix é um exemplo. Buscando no Google você consegue achar muitos outros!

Passo 2: publique no site os documentos obrigatórios da sua ONG

Tenho certeza que no seu site você vai querer colocar fotos, um texto bem bacana e, quem sabe, até um vídeo dos beneficiários!

Tudo isso é super válido, mas quando falamos em transparência não é o mais importante.

Se você quer ter uma ONG transparente é fundamental que no site deixe disponível, para qualquer visitante, quatro documentos obrigatórios para qualquer ONG:

  • Estatuto social
  •  Ata
  • Cartão CNPJ
  • Balanço patrimonial

Se você já está craque nesses documentos, pode pular pro próximo tópico! Se quiser ler um pouco mais, vamos lá!

Estatuto social

Como você bem sabe, o estatuto social é o documento mais básico da sua ONG – como se fosse a constituição dela.

Por isso, ele deve estar sempre disponível no site, para quem quiser baixá-lo. Assim, qualquer pessoa, a qualquer momento, pode entrar e ver os dados da sua organização.

Ata

Ao lado do estatuto, disponibilize também a última ata de eleição da diretoria. Como você também sabe bem, este é o documento que formaliza a reunião para eleger a atual diretoria.

Neste caso, cuide para que no seu site esteja disponível uma ata válida. Como esta é, na maioria das vezes, uma documentação com validade, é muito comum que a ONG deixe-a vencer e ela se torne inválida (atas vencidas são um grande motivo de eliminação de ONGs em editais).

Mantenha no site a última ata, válida.

Cartão CNPJ

Um terceiro documento fundamental que sua ONG deve colocar no site é o cartão CNPJ – aquele que a Receita Federal te dá quando você se formaliza.

Deixe o cartão CNPJ junto do estatuto e da ata, para que qualquer um possa visualizar e baixar.

Você pode obter seu cartão indo ao site da Receita Federal.

Balanço patrimonial

O balanço patrimonial também conhecido como “balanço” é o documento mais importante da sua contabilidade.

Ele resume, em um só lugar, a posição patrimonial da organização.

Por mais que a ONG não tenha praticamente nenhum patrimônio, o que é o caso da enorme maioria, o balanço precisa ser feito anualmente.

Publique todos os seus balanços no site, ao lado dos documentos anteriores. A cada novo ano, publique o novo balanço.

Assim, quem se interessar pode avaliar ano a ano a evolução patrimonial da ONG, constatando que não há nenhuma irregularidade.

Passo 3: implante rotinas de transparência e as divulgue no site

Você acabou de ler sobre documentos obrigatórios de qualquer ONG. Eles são necessários para que ela simplesmente exista.

Porém, ser transparente não se limita a expor esses documentos. Ser transparente também inclui implementar rotinas de transparência e divulgá-las no seu site.

Trago para você duas rotinas de transparência principais:

  • Produção de relatórios anuais
  • Realização de auditoria externa

Novamente, se você é uma pessoa familiarizada com estes termos, pode seguir para o quarto passo! Caso contrário, vou te falar melhor sobre cada uma delas.

Produção de relatórios anuais

Um relatório anual é um documento contendo o resumo das atividades da ONG no ano anterior.

Este tipo de publicação normalmente começa com uma carta do gestor, um pequeno índice e avança para contar ao público o que aconteceu nos projetos, resumidamente, durante o período do relatório.

No final, usualmente o relatório apresenta um pequeno orçamento, consolidando o que a ONG arrecadou e o que ela gastou.

Se sua organização não tem um relatório anual, saiba que esta publicação é fundamental para contar ao grande público como foi o seu ano anterior.

Assim que seu relatório estiver pronto, disponibilize-o no site, para que os visitantes possam baixá-lo.

Realização de auditoria externa

Este é, talvez, o item de transparência mais desafiador para a maioria das ONGs. Uma auditoria é um processo realizado por empresa externa, independente, que analisa suas contas e certifica que elas estão idôneas.

Uma boa auditoria te dá credibilidade, pois é uma terceira pessoa, especializada, contando para todos que suas contas são de fato o que parecem.

Porém, como você já deve imaginar, uma auditoria tem custo – que pode não ser barato.

Infelizmente, não é simples conseguir uma auditoria gratuita. Trata-se de um serviço especializado e demorado, que na grande maioria das vezes é cobrado.

Depois que a empresa terminar a auditoria, publique-a no seu site.

Algumas recomendações de empresas que realizam auditorias de ONGs são a Audisa, a Seier e a BDO Auditores.  

Passo 4: crie e divulgue no site sua estratégia

Depois de comunicar para a sociedade, através do site, que sua ONG está totalmente regular e quais atividades vem desempenhando, é hora de contar para todos onde vocês pretendem chegar.

A sua estratégia é a síntese disso – e também deve estar disponível para o público. Quando falo sobre “comunicar estratégia” me refiro a publicar no seu site dois elementos principais:

  •  Missão, visão e valores
  • Planejamento estratégico

Abaixo vou falar um pouco sobre cada um deles.

Missão, visão e valores

Estes três nomes aqui em cima são as definições estratégicas mais básicas de qualquer organização. Se a sua nunca parou para discuti-las, provavelmente ela não tem uma estratégia.

Missão é a razão de ser da sua organização. Aquilo que une todas as pessoas que lá estão. Pode ser algo simples como: “Dar dignidade a todas as crianças e jovens brasileiros em situação de alta vulnerabilidade social através da educação de qualidade”.

Visão é onde vocês querem chegar. Uma visão de futuro: “Um Brasil em que nenhuma pessoa com mais de 18 anos seja analfabeta”.

Valores são os atributos inegociáveis, sem os quais vocês não conseguiriam cumprir a missão e atingir a visão. Ética? Honestidade? Empatia? Comprometimento?

A missão, a visão e os valores da sua organização devem ser postados na página principal do site. Comunicando de forma clara a razão de ser da sua organização.

 Planejamento estratégico

Um planejamento estratégico é um documento que compreende missão, visão e valores, mas vai muito além disso!

Ele responde a três perguntas básicas: onde sua ONG está? Onde quer chegar? Como vai chegar?

Um planejamento estratégico pode incluir, por exemplo, uma análise SWOT para evidenciar as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades da sua ONG. Também pode conter metas e um plano de ação para atingi-las!

Publique seu planejamento estratégico no site da sua organização! Assim você estará comunicando de forma clara e objetiva para todo público onde você quer chegar e como pretende percorrer esse caminho.

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Ao fazer isso tudo, posso dizer que minha ONG é transparente?

Sim! Vamos recapitular aqui os passos para que sua ONG possa ser considerada transparente:

  1. Crie um site onde você poderá disponibilizar todos os documentos de transparência da sua ONG
  2. Publique no site os documentos obrigatórios da sua ONG: estatuto social, ata, cartão CNPJ e balanço patrimonial
  3. Implante rotinas de transparência e as publique no site: relatório anual e auditoria externa
  4. Crie e divulgue no site sua estratégia

4 dicas da Norte para sua ONG ser ainda mais transparente

Ufa! Foi um longo caminho até aqui! Agora, vamos dar uma olhada em algumas dicas para que sua ONG seja transparente!

1 – Mantenha uma aba de transparência no seu site

É fundamental que seus documentos de transparência estejam presentes no seu site – mas também é importante que eles sejam disponibilizados de uma forma fácil e intuitiva para quem o acesse.

Por isso, recomendo que reúna todos os documentos que citei acima numa aba específica intitulada “transparência”. Nesta aba estarão estatuto social, ata, cartão CNPJ, balanço patrimonial, relatório anual, relatório da auditoria externa e planejamento estratégico.

Missão, visão e valores, como disse anteriormente, devem estar na sua página principal.

2 – Cuide para que os documentos estejam atualizados

Alguns documentos de transparência disponibilizados no site precisarão de pouca ou nenhuma atualização. É o caso do estatuto social e do cartão CNPJ. Uma vez publicados, ficarão por lá permanentemente.

Já com outros documentos você deve ter uma atenção maior. A ata de eleição da diretoria vence em prazo determinado no estatuto – usualmente em torno de 2 anos. Balanço patrimonial, auditoria e relatórios anuais precisam ser publicados novamente de ano em ano.

Planejamento estratégico pode ter um prazo maior de duração, mas também expira em algum momento e deve ser substituído no site.

Missão, visão e valores costumam ser revistos apenas de tempos em tempos. Assim que os atualizar, atualize-os no site!

3 – Cuide também das prestações de contas para parceiros específicos

Além destas dicas para que sua ONG seja estruturalmente transparente, acho importante te falar sobre transparência com parceiros específicos.

Talvez sua ONG receba dinheiro de algum edital ou mesmo de termos de colaboração e de fomento públicos. Talvez, ainda, tenha captado recursos de grandes doadores ou de financiamento coletivo pontual ou recorrente.

Em qualquer caso, é muito importante que você preste contas para seus financiadores dentro do prazo previsto e no modelo combinado com o financiador!

Infelizmente, são muito comuns os casos de ONGs que recebem doações específicas e não se comprometem o suficiente com a prestação de contas.

Prestação de contas também é transparência e é fundamental que você corresponda a estes financiadores no prazo previsto e no formato pedido.

4 – Publique relatórios anuais curtos

Como falei anteriormente, é fundamental que a cada ano sua ONG publique relatórios anuais com o resumo das atividades. Porém, fique atento no seu formato.

Não faça um relatório anual gigantesco e cheio de texto. As pessoas simplesmente não têm tempo de ler grandes relatórios anuais de ONGs – nem querem, na verdade.

Crie relatórios transparentes, mas breves e simples. Relatórios que comuniquem com rapidez o que sua organização fez no ano anterior.

E ai, curtiu esse artigo sobre transparência? Ser transparente é ser confiável e ser confiável garante vida longa a uma organização.

Ficou com dúvidas? Manda pra gente!

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